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打印机竟然会泄密?不得不防的办公安全

2018-01-26 10:59
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【摘要】说到泄密,估计很多人首先想到的是黑客远程控制电脑盗窃数据,特工潜入暗室盗取文件,最不济的也是通过U盘拷贝数据,或通过E-mail发送文件这样的做法,殊不知打印介质泄密,却是不少中小企业最主要的泄密途径。

说到泄密,估计很多人首先想到的是黑客远程控制电脑盗窃数据,特工潜入暗室盗取文件,最不济的也是通过U盘拷贝数据,或通过E-mail发送文件这样的做法,殊不知打印介质泄密,却是不少中小企业最主要的泄密途径。

打印介质怎么就泄密了

拷贝审查、邮件审查、联网行为检测,甚至是内外网分离、网管实时监测等,为防止泄密,不少公司的防备措施不可谓不用心。但在打印上,不少企业无论在制度制订还是管理上,都疏松得多,殊不知,需要打印的资料往往是企业最核心的机密。而在打印管理上的松散,让这些机密信息得以流出,那么企业对打印管理的缺失,主要出现在哪些方面呢?

1.尽管建立了完善的内网,甚至是内外网隔离制度,但不少企业和单位依旧采用的是分散式打印的方式。在有打印需求的电脑边放置一台打印机,这样的打印方式虽然方便,打印稿伸手可取,但对于保密而言,无疑是个极大的漏洞。

因为只要有人愿意,就可以随意打印出文件,甚至借助内网的共享和侵入,获得一些本无法获取的文件。这样的分散式打印,很难对打印任务实现真实的监管,不仅会造成打印浪费,提高打印成本,对于别有用心的人来说,盗取机密也格外简单。

2.别以为建立了集中打印体系就可以完全解决打印泄密的问题,实际上,不少企业和单位都会把打印机放在一个相对隔离的区域甚至房间内,但没有专人来对打印进行监督,这样缺乏监管和控制的集中打印,其实对于保密并没有多少帮助。

同时,由于打印者与打印区域有一定距离,加上在打印密集时段,集中打印往往会因为打印任务众多,导致出现延时打印等问题,这都会让打印者在发出打印任务后,不会立即去打印处拿取打印稿。而存储在出纸处的打印稿,就很容易被其他人获取,这样不仅可能引发打印泄密,还可能导致公司内部的出现一些纠纷。

3.打印后的稿件,除了极少部分需要进行存档外,其余打印稿的处理也是泄密的一大原因,其实大多数的企业和单位对于这些打印稿的处理相当粗犷,往垃圾兜里一丢,或者找个收破烂的卖了就算事了。要是碰到个有心人,想要获取这些资料简直是易如反掌。

更有些单位,会将之前打印的材料拿出来,鼓励员工用这些材料的反面进行打印,看似节俭,但造成不便且不说,这简直就是把公司的资料当众展示,由此可能引发的信息泄密几乎是必然的。

小提示:保密其实比想象中重要得多

不少人甚至是企业都觉得,我们哪有那么多秘密,公司里普通的文件即便泄密了又有什么关系呢?即便不谈公司那些高深的技术机密和商务机密,其实在普遍实行薪资保密的今天,只要财务部门有一张普通的工资单信息流出,就可能让公司上下吵成一团,甚至引发辞职潮。

而一张普遍的库存单,在有心人的眼中,也可以得到进货价、进货单位、库存情况等诸多信息,这时候你还觉得企业无秘可保吗?

这些利器,可降低泄密概率

1.分散式打印管理软件

由于分散式打印在保密上有天然的缺陷,因此企业和单位应尽可能实现集中打印,以实现成本控制和保密的需求。不过在某些特殊领域,如服务型和设计型企业,由于需要频繁修改文件和打印,这样的需求就决定了每个岗位上都必须有独立的打印机,分散式打印也就成为这些企业的最佳选择了。

但为了保密,至少应该使用一些分散式打印管理软件,如iPrint、PrintShield等软件,可以实现打印内容监控、打印计数、打印审核、省墨打印等一系列功能,这样就可以兼顾打印成本和打印保密的需求了。

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PrintShield的打印监控图

2.监控系统

对于绝大多数企业和单位来说,由于成本和人员的限制,已经不可能为打印专门配备一个管理人员,这样打印稿的自取和堆积,让员工可能获取其他部门的打印稿,也成为集中打印的主要泄密原因。要避免这一情况的发生,除了要强调打印纪律外,对于相对隔离的打印区域,实现全面的摄像头监控,无疑是必要的。


在监控全面覆盖时,员工自然不会因为好奇心去翻阅其他部门的打印稿件,而对于那些频繁翻看其他部门打印资料的员工,更是需要重点观察和控制,当然,如果打印室有监控系统,最好是明确标出监控系统的存在,这样既有一定的威慑力,也避免日后因涉及隐私引起纠纷。

 

3.使用选配件

在不少中高端打印机中,都有名目繁多的选配件,如电子分页器、堆叠器、装订器等,可不少企业和单位却没有选用这样的选配件,或是购买了却没有投入使用,其实这些选配件不仅可以提供极大的便利,如在集中打印时容纳更多输出稿件、自动装订等。


对于保密也有不小的作用,如多输出纸盒和电子分页器可以将不同部门的输出稿件分别放置,这样部门间拿错稿件的概率就大大降低了,即便有人别有用心,想要窥视其他部门的打印稿,目标也大得多,而自动装订也起到了类似的作用。

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出纸分页和堆叠器,对保密也有不小的作用

 

4.碎纸机

对于敏感的打印文件,销毁显然是最好的办法,但如今,烧毁显然是不现实的,这时候就到碎纸机出场的时候了,它可以将打印稿切成条状,甚至是颗粒状的碎片,在一堆碎片中,想再用拼图游戏来恢复文件的原状,那简直就是不可能完成的任务。

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碎纸机是敏感文件销毁的最佳方式

小提示:最容易泄密的打印介质

不少企业还拥有热升华标签打印机、传真机甚至是彩色打印机,应该说,热升华打印机的效果相当不错,它是依靠加热热升华打印机中的碳带,令碳带上的颜料升华后,凝结在打印介质上而形成字迹。但碳带上的颜料升华后,也就在碳带上留下一个打印的潜影。

可以很容易地看清之前的打印内容。这样,一旦碳带被抛弃,碳带上携带的打印内容就面临泄密的危险。由于热升华传真机有激光式、热敏式等效果较好的传真机替代,建议放弃现有的热升华传真机。而对于较难替代的热升华标签打印机和热升华彩色打印机,其碳带即便是碎纸机也难以销毁,只能建议保存后集中焚烧处理了。


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